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领导力教练案例

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时间管理的重点是分配  

2012-07-09 16:34:54|  分类: 生命不应有边界 |  标签: |举报 |字号 订阅

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【拓思领导力机构:
www.enrichment.org.cn ,官方微博:http://weibo.com/enrichmentsz 
【首席教练:吴咏怡,策划执行:金伯扬】
 文/吴咏怡


    我们每一个人, 每一天只有24 个小时。如何分配时间, 让自己和团队更
加高效? 这就涉及时间管理。

    时间管理是一个老生常谈的管理话题, 亦是管理上的核心问题。 

对事情进行区分

    时间管理的目的是决定做些什么, 决定什么事情不做。

    在时间管理上, 领导者最大的困扰是: 经常有太多来自外界的干扰, 正常安排被打断, 不得不随时放下手上的工作去做其他的事情。事后一回想, 发现想做的事情没有完成, 或者没有做好, 没想做的事情反而做了, 而且还占据了大部分时间。由于工作内容常常偏离主要目标, 感到自己和团队的效率比较低。

    有一个时间管理的理论值得我们借鉴。这个理论以“轻—重”为横坐标,“缓—急”为纵坐标, 以此来建立时间管理的坐标体系, 各项事务被分为4 个类别, 并放入这个坐标体系中:
1.重要且紧急: 如处理危机、客户投诉、即将到期的任务等;
2.重要但不紧急: 如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施、长期工作规划等;
3.紧急但不重要: 如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等;
4.既不紧急也不重要: 如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等。

少做“救火队长”

    在这个“快鱼吃慢鱼”的时代, 很多人听说过这个理论, 自然也会重视事情的紧急程度, 并且先关注于第一象限的事件:“重要且紧急”。

    可是, 这会使人长期处于高压力的工作状态下, 经常忙于收拾残局和处
理危机, 会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉, 把自己当成“救火队长”, 转而去做那些“紧急不重要”的事情了。

    这也很容易使人精疲力竭, 长此以往, 既不利于个人健康也不利于工作,
应避免习惯于“紧急”状态, 因为这不是管理时间的有效办法。

    常处在“紧急”状态, 我们没有时间去做那些“重要而不紧急”的事,
而这些事往往有着更深远的影响。

    这套时间管理理论的一个重要观念是: 有重点地把主要的精力和时间集
中地放在处理那些“重要但不紧急”的工作上, 这样可以做到未雨绸缪, 防患于未然, 同时可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中, 避免在事情变得紧急后才疲于应付。

把“重要”的事情变“紧急”

    成功者一定是花最多时间在做最重要的事上, 而不是在最紧急的事情上。然而一般人都是优先选择做紧急但不重要的事。因此, 我们必须学会如何把重要的事情变得“紧急”。

    一个高管正忙着处理公司“紧急”的事情。这时, 他收到一条短信: “你
的自动转账付杂费的账号中余额不足”, 他决定找个时间到银行存款。因为把它看作“重要但不紧急”的事情, 午饭路过银行时, 他也视而不见, 而是急忙赶回公司继续工作。

    拖了两天后, 他收到一条短信: “菖先生, 你家里电力已停。”他不得不
马上把手上的工作放下, 赶紧处理交款和存款事宜。可见, 这个事件已经变为“重要且紧急”的事情了, 他若不马上处理, 晚上将面对黑漆的家和黑面的家人。

    2008 年6 月开始, 父亲因病住院, 我每个月都会抽时间回香港探望他一
次。后来因他的病情渐变严重, 10 月份我改为每星期回港一次。

    因为母亲每天都会去医院, 弟弟也隔天去一次, 在外地工作的我觉得每
周去一次也算略尽“孝心”。经过半年的探望, 探病已成为“例行公事”。


   12 月份的工作比较繁忙, 有一个星期, 当我要安排工作行程时, 不自觉
地把回港探望父亲变为“重要但不紧急”的事情。正因为这样的分类, 我拖到星期六才回香港探望父亲, 心中甚至有了自我对话, 觉得探望可以拖到下个星期。幸好后来对自己说: “父亲的状况不太稳定, 可能会很快离去, 工作可以拖至下个星期, 探望他是不可以拖的! 这是重要且紧急的!”

    就是因为这个声音, 我终于在21 日晚上去探望了他, 最后他在12 月23
日离去! 我终于没有遗憾, 因为21 日的探望, 是我们最后独处的时间。


别冷落重要的事情

    时间管理和我们的信念息息相关。我常对他人说, 事情在我们心中的重要程度, 决定着我们如何安排及运用自己的时间。

    时间管理的重点不在于管理时间, 而在于如何分配时间。人的一生时间
有限, 我们永远没有时间做完每一件事情, 但是有时间做对我们来说最重要的事情。成功地界定问题就已经解决了时间管理问题的一半。

    每天安排多一些时间去多做“重要但不紧急”的事, 比如学英语、锻炼
身体、安排每年体检、推动员工培训、关心孩子的成长与学习、把家乡的父母接来定居、整理员工手册及合约等, 不要让它们受到“有事钟无艳, 无事夏迎春”的待遇, 因为, 许多事情是不可能“亡羊补牢”的。

时间管理的重点是分配 - 拓思 - 领导力教练案例
(出自《生命不应有边界》一书)
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